Transparência com gráfico de burndown

Transparência com gráfico de burndown

Transparência é um dos principais pilares presentes em gestão de projetos de software. É comum que durante o ciclo de desenvolvimento de uma nova funcionalidade, diferentes pessoas de diferentes papéis tenham alguma participação no seu desenvolvimento. Manter todas as partes alinhadas é um grande desafio que pode impactar fortemente no resultado do projeto.

O Burndown é um ótimo recurso que permite visualizar o progresso de um projeto com um indicador simples e de fácil compreensão. É uma maneira eficaz de transparecer ao Product Owner (PO) e demais envolvidos como está o andamento da implementação de alguma nova funcionalidade no produto.

Como utilizar no projeto?

Alguns dados são necessários para elaborar e acompanhar um gráfico Burndown. Para demonstrar isso, vamos utilizar um exemplo simples envolvendo o desenvolvimento de uma nova funcionalidade por um time composto pelo Product Owner (PO) e 5 desenvolvedores. Esse time é responsável por evoluir e manter um sistema de controle de frete.

Está previsto no backlog da equipe criar uma nova funcionalidade que permite aos usuários fazer cotações das melhores opções para transporte de carga. A partir da necessidade levantada com os usuários e diversas reuniões de refinamento do backlog, a equipe chegou a um escopo que permite trabalhar em uma primeira versão da funcionalidade. Não existe uma estimativa precisa de quanto tempo levará para desenvolver essa nova funcionalidade, porém a equipe acredita que será necessário no mínimo cinco semanas.

Com o escopo inicial em mãos, a equipe dividiu esse grande entregável em partes menores. Para isso, criou pequenas user stories (para entender um pouco mais sobre user stories, ver o artigo User Story — Teoria e prática), chegando a seguinte lista:

• Deve permitir cadastrar empresas que serão utilizadas para fazer a cotação do frete;
• Deve permitir selecionar uma ou mais empresa responsável por cotar o frete;
• Deve permitir informar os preços do frete individual por transportadora;
• Deve ter a opção de detalhamento da carga a ser transportada;
• Deve permitir a inclusão de anexos junto com o detalhamento da carga;
• Deve ter a opção de enviar detalhamento do transporte por e-mail;
• Deve ter a opção de enviar detalhamento do transporte por whatsapp;
• Deve permitir selecionar a melhor opção de compra;
• Deve integrar com o modulo financeiro, permitindo gerar contas a pagar para os transportes já definidos;
• Deve permitir notificar as demais transportadoras quando já tiver sido escolhida a transportadora que vai fazer a entrega;

Criação do Burndown

A partir de agora é necessário criarmos uma planilha para começarmos a elaborar o nosso gráfico Burndown. O primeiro passo é passar a lista de user stories para a planilha e adicionar uma coluna para representar a situação de cada item. As situações possíveis são:

• Pending: Itens que ainda não foram iniciados;
• In progress: Itens que já foram iniciados o desenvolvimento;
• Finished: Itens que já foram concluídos.

Para acompanharmos o projeto, precisamos saber a situação atual dos itens do backlog. Isso pode ser feito obtendo a soma dos itens do backlog por situação, como demonstrado na figura abaixo. Essas informações são importantes, pois serão utilizadas para atualizar o Burndown.

O próximo passo é gerar a linha do tempo a ser acompanhado com o indicador. Para isso, é necessário ter a data inicial e a data estimada para conclusão.

É muito importante que a data estimada seja flexível, pois eventuais riscos não levantados podem impactar o escopo do projeto. Quando isso acontece, é comum que seja “colocado em xeque” a qualidade das entregas. Sempre que possível evite que isso aconteça! Não sacrifique a qualidade das suas entregas, pois cedo ou tarde você precisará correr atrás do prejuízo. Em vez de sacrificar a qualidade, considere remover temporariamente alguns itens do backlog ou negociar com os stakeholders uma nova data.

A data estimada para entrega deve servir apenas como uma maneira para “medir a febre”. Em nosso exemplo, estamos considerando 5 semanas trabalhando em um total de 10 itens. Dividindo o total de itens pelo número de semanas, chegamos a um total de duas user stories por semana. Essas informações devem ser passadas para a planilha como demonstrado na figura abaixo.

O gráfico Burndown é gerado utilizando as colunas “Estimated” e “Actual”, como demonstrado na figura abaixo.

Atualização do Burndown

O acompanhamento pode ser feito no último dia da iteração, em nosso exemplo optamos por atualizar o gráfico na sexta-feira. Isso permite que o time saiba a situação atual do projeto antes de iniciar a próxima iteração. Na figura abaixo é simulado uma semana que o time finalizou todas os itens planejados para a semana, adiantando um item da próxima.

Com a atualização do indicador, ele ficará da seguinte maneira.

Quando o Burndown nos sinalizar atraso, é o momento da equipe analisar quais ações podem ser realizadas. Como demonstrado na figura abaixo, estamos na última semana e temos 4 itens não finalizados.

Em nosso exemplo, o time optou por fazer um replanejamento e notificar os stakeholders que será necessário mais uma semana. Isso pode ser visualizado na semana do dia 06/03 que a quantidade de itens estimados não teve alteração. Foi adicionado também uma nova linha incluindo uma nova semana, com isso a data de prevista de entrega mudou para 20/03.

Conclusão

Caso você opte por utilizar o gráfico de Burndown com a sua equipe e durante o uso perceber que ele está indicando eventuais atrasos, isso não significa que o time deverá abrir mão da qualidade e começar fazer as coisas mais rápido para “entregar na data”. Isso significa que chegou o momento que o time precisa se reunir e discutir quais ações devem ser feitas para mitigar o risco em questão. Sempre é importante lembrar, esse é um indicador gerado a partir de estimativas. Estimativas são apenas estimativas, então é comum que existam falhas nela.

O Burndown é uma ferramenta muito poderosa que nos ajuda transparecer a situação atual das entregas que estamos trabalhando. Quando utilizado de forma correta, permite que a equipe identifique com antecedência eventuais impactos na data planejada e trabalhe em ações que ajudem a mitigá-los.

O exemplo utilizado nesse artigo está disponível nesse link.